山推生产采购价格系统迈入高效维护时代

近日，由公司信息化部主责实施的“公司一揽子采购协议维护优化提升项目”顺利上线运行，该项目业务范围涉及生产采购中心、财务管理部、推土机事业部、履带底盘事业部、传动事业部、后市场事业部等单位。

一揽子采购协议价格维护是将与供应商签订的纸质采购合同价格作为系统采购协议价维护进ERP系统。该维护的及时性、正确性直接影响到公司的生产业务系统下达的采购订单、供应商送货、生产开工的及时性以及财务匹配供应商发票价格差异的准确性，是公司生产采购业务的关键操作岗位。自2012年2月公司ERP系统上线以来，随着上线事业部、供应商的逐年增多，一揽子协议业务数据量激增，旧有一揽子协议维护方式存在的维护效率慢、冗余历史归档数据量大的弊端愈发突出。信息化部主动出击，对一揽子采购协议维护岗位操作进行“量岗定制”优化提升。

一是采取“用、查分离”的逆向思维模式打开系统功能与使用需求矛盾的突破口。经过充分调研，根据始终保持每家供应商一揽子协议号不变的业务要求，以及现有的先备份历史价格再维护新价格的维护方式，造成一揽子协议包含大量的冗余归档价格信息，使协议的查询和使用维护操作极为缓慢和不便。在系统标准功能无法解决此需求矛盾的情况下，信息化部创新思路，在历史价格查询上寻找突破口。自主研发的一揽子采购协议查询平台，具有自动同步记录、归档每次价格信息的变更，优化历史价格版本查询的功能，提供多维度、多条件的查询模式，使查询和导出快速方便，同时兼具降本增效的统计功能。“用、查分离”后，一揽子协议维护不再需要备份历史价格，维护模板制作工作量和维护复杂度减半，优化后的维护操作方式相较优化前效率提升两倍，彻底杜绝了历史价格与当前价格维护颠倒问题的发生。

二是精确“瘦身”公司一揽子采购协议数据体量，确保高效使用、维护，开创了公司一揽子采购协议健康、可持续使用的发展模式。通过充分的论证、测试，信息化部共清除22万余条2015年10月前历史归档的冗余一揽子协议数据，占数据总体量的三分之一；经测试，山东恒基、山东沃林等近万条大数据协议，整体编辑保存速度由瘦身前的约半小时缩短至目前的十分钟左右，效率明显提升。该清理方案的验证执行，为公司后续若干年的一揽子采购协议的数据增长提供了良性的发展模式。

三是通过自主设计、开发“一揽子采购协议待定自动清除”、“一揽子协议维护正确性自动检查”功能，打造协议高效、精准维护的高速通路。信息化部根据反馈的严重影响维护效率的采购待定卡顿、维护正确性检查操作繁琐费时等情况，自主开发“一揽子采购协议待定清除”功能，实现了点击鼠标运行清理待定卡顿功能，数秒后即可实现零卡顿无忧维护；针对一揽子协议维护正确性检查操作繁琐的情况，开发出正确性自动检查功能，可以代替人工操作自动执行检查对比，且可以同步自动检查采购单位等核心字段。之前单家大供应商协议检查从手工导出到手工完成匹对检查需要近半小时，现在耗时不到一分钟。此功能的应用同样可以有效减少因一揽子协议价格录入错误导致的财务应付发票匹配采购价格差异的产生，能有效降低公司生产成本的核算差异。